Tietosuojaseloste

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito
• Tarjousten laatiminen ja palveluiden toimittaminen
• Laskutus ja maksujen seuranta
• Markkinointiviestintä (suostumuksella)
• Palveluidemme kehittäminen

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• Yrityksen nimi ja Y-tunnus
• Yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeiden kautta lähetetyt viestit ja palveluvalinnat
• Etusivun ja tarjouspyyntösivun tekoälyavustajalle kirjoitetut viestit (ks. kohta 6)
• Lomakelähetysten tekniset tiedot: selaimen User-Agent-tunniste sekä mahdollinen asiakkaan käyttämän tekoälyavustajan ilmoittama tunniste
• Asiakashistoria ja palvelutiedot

3. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Sopimukseen: Asiakassuhteen hoitamiseksi tarvittavien tietojen käsittely
• Oikeutettuun etuun: Suoramarkkinointi olemassa oleville asiakkaille
• Suostumukseen: Markkinointiviestintä uusille potentiaalisille asiakkaille
• Lakisääteiseen velvoitteeseen: Kirjanpitolain mukaiset säilytysvelvoitteet

4. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja seuraavasti:

• Asiakastiedot: Asiakassuhteen ajan ja 3 vuotta sen päättymisen jälkeen
• Kirjanpitoaineisto: 10 vuotta (kirjanpitolain mukaisesti)
• Yhteydenottopyynnöt: 2 vuotta yhteydenotosta
• Markkinointisuostumukset: Kunnes suostumus peruutetaan

5. Tietojen luovutus ja siirto

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät tietoja puolestamme (esim. pilvipalvelut, laskutusohjelmat)
• Viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

Yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeiden tiedot tallennetaan Rasofi Oy:n omaan DiiliPutki-asiakkuudenhallintajärjestelmään, jonka tietokanta sijaitsee EU:ssa (Supabase, Tukholma). Kiteyttäjä-työkalun yhteystiedot ja kiteytyksen yhteenveto tallennetaan asiakasrekisteriin vain, jos annat työkalussa luvan yhteydenottoon.

Käytämme palveluntarjoajia, joiden palvelimet voivat sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin tiedonsiirto tapahtuu EU:n komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden perusteella.

6. Verkkosivun tekoälyavustaja

Etusivullamme ja tarjouspyyntösivullamme on tekoälyavustaja, joka vastaa palveluitamme koskeviin kysymyksiin sivustomme sisällön pohjalta ja voi koota puolestasi tarjous- tai yhteydenottopyynnön. Vastaukset tuottaa tekoäly, ja ne voivat olla virheellisiä. Rekisterinpitäjä on Rasofi Oy.

Mitä tietoja käsittelemme:

• Avustajalle kirjoittamasi viestit ja avustajan vastaukset
• IP-osoite ja selaimen tekniset tiedot väärinkäytön estämiseksi (Turnstile-tarkistus ja pyyntömäärien rajoitus)
• Jos lähetät avustajan kokoaman pyynnön: lomakkeella näkyvät tiedot eli nimi, sähköposti, mahdollinen yritys ja puhelinnumero, viesti, palveluvalinnat ja toivottu aikataulu sekä tarjouspyyntösivulla mahdolliset yritystäsi koskevat lisätiedot. Lomakkeen kentistä lähetämme vain sen, minkä näet lomakkeella ja itse lähetät. Lisäksi mukana kulkevat sivun osoite, siinä mahdollisesti olevat kampanjatunnisteet ja kohdassa 2 mainitut tekniset tiedot.

Avustaja arvioi viestisi sävyä pelkästään tekstin perusteella, jotta se osaa tarvittaessa ohjata sinut ihmiselle. Arviota ei tallenneta eikä siitä muodosteta profiilia.

Käyttötarkoitus ja oikeusperuste: Keskustelun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme vastata kävijän itse esittämiin kysymyksiin sekä suojata palvelua väärinkäytöltä. Lähettämäsi tarjous- tai yhteydenottopyynnön käsittely perustuu sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, joita teemme pyynnöstäsi. Emme käytä tietoja markkinointiin ilman erillistä suostumustasi.

Tietojen vastaanottajat:

• Cloudflare, Inc.: avustajan palvelin ja Turnstile-tarkistus
• Anthropic, PBC: kielimalli, joka tuottaa avustajan vastaukset. Viestisi välitetään Anthropicille vastauksen muodostamista varten.
• DiiliPutki-asiakkuudenhallintajärjestelmämme (Supabase, Tukholma): avustajan lomakkeella lähettämäsi pyyntö

Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle: Anthropic käsittelee viestit Yhdysvalloissa. Siirto perustuu Anthropicin tietojenkäsittelysopimukseen sisältyviin EU:n komission vakiosopimuslausekkeisiin. Keskustelu tallennetaan Cloudflaren palvelussa EU-alueelle, mutta pyynnöt kulkevat Cloudflaren maailmanlaajuisen verkon kautta. Cloudflare siirtää tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle EU:n komission vakiosopimuslausekkeiden ja EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Data Privacy Framework -järjestelyn perusteella.

Säilytysaika: Keskustelu poistetaan avustajan palvelimelta, kun se on ollut käyttämättä kaksi tuntia. Anthropic poistaa rajapinnan kautta käsitellyt viestit ja vastaukset järjestelmistään viimeistään 30 päivän kuluessa. Jos viesti rikkoo Anthropicin käyttöehtoja, Anthropic voi säilyttää sen enintään kaksi vuotta. Anthropic ei käytä rajapinnan kautta käsiteltyjä viestejä tekoälymalliensa kouluttamiseen. Avustajan palvelimen tekniset lokit säilyvät Cloudflaressa enintään seitsemän päivää, emmekä kirjaa niihin viestien sisältöä. Lomakkeella lähettämäsi pyyntö säilytetään kuten muutkin yhteydenottopyynnöt (kohta 4). Avustaja ei tallenna selaimeesi evästeitä eikä muita tietoja.

Älä kirjoita avustajalle arkaluonteisia tietoja (esimerkiksi terveystietoja) äläkä muiden henkilöiden tietoja.

Automaattinen päätöksenteko: Avustaja ei tee sinua koskevia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia. Se voi päättää keskustelun, jos sitä käytetään asiattomasti. Tämä ei vaikuta mahdollisuuteesi asioida kanssamme muilla tavoin.

Oikeutesi: Kohdan 8 oikeudet koskevat myös avustajaa. Huomaa, että emme pysty yhdistämään keskustelua sinuun emmekä hakemaan sitä esiin sen jälkeen, kun se on poistunut palvelimeltamme. Lomakkeella lähettämiäsi tietoja koskevat pyynnöt käsittelemme tavalliseen tapaan.

7. Evästeet ja analytiikka

Käytämme Cloudflare Web Analytics -palvelua, joka ei käytä evästeitä eikä kerää henkilötietoja. Analytiikka on täysin yksityisyyttä kunnioittava.

Sivusto voi käyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi.

Lomakkeet ja tekoälyavustaja on suojattu Cloudflaren Turnstile-tarkistuksella, joka käsittelee teknisiä tietoja (kuten IP-osoitteen ja selaintietoja) automatisoidun roskapostin estämiseksi.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi suhteen:

• Tarkastusoikeus: Oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään
• Oikaisun oikeus: Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista
• Poistamisen oikeus: Oikeus vaatia tietojen poistamista (tietyin edellytyksin)
• Käsittelyn rajoittamisen oikeus: Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
• Siirto-oikeus: Oikeus saada tiedot koneluettavassa muodossa
• Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa suoramarkkinointia

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä: info@raso.fi

9. Tietoturva

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Käytämme mm.:

• Salattuja yhteyksiä (HTTPS/TLS)
• Pääsynhallintaa ja käyttöoikeuksien rajoittamista
• Säännöllisiä varmuuskopioita
• Palomuureja ja haittaohjelmien torjuntaa

10. Valitusoikeus

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitamme verkkosivuillamme. Suosittelemme tarkistamaan tämän selosteen säännöllisesti.